OFICIAL ARCHIVO FISICO DIGITAL

Brindar asistencia administrativa al vicepresidente en la gestión de las actividades de la Vicepresidencia de Directorios, asegurando el soporte oportuno en las tareas del área y manteniendo al día la información y firmas de actas de los consejeros de las empresas que conforman el CFBHD y sus filiales, en cumplimiento de las normativas internas y regulatorias aplicables

• Realizar y enviar de manera mensual o inmediata (cuando aplique) los reportes sobre las novedades de consejos de directores a los organismos que corresponda (IFC y SIB), para asegurar el cumplimiento de los requerimientos regulatorios.
• Clasificar los puntos denominados como “Hechos Relevantes” dentro de la agenda de consejo, para efectuar el envío a los órganos correspondientes de acuerdo con el tipo de información y los plazos establecidos.
• Redactar y enviar a los distintos órganos reguladores, acorde a las fechas establecidas por los mismos, las comunicaciones y documentos societarios trabajados en las empresas del CFBHD, para garantizar su adecuado registro y cumplimiento normativo.
• Actualizar de manera anual el documento de estatus de las diferentes empresas registradas en la Vicepresidencia de Directorios, a fin de mantener información vigente y trazable.
• Revisar las cláusulas contenidas en los contratos, para validar que lo establecido en los consejos de administración esté siendo debidamente informado a los accionistas y demás partes interesadas.
• Completar en el sistema SISCO las acciones de cumplimiento relacionadas al reporte de las decisiones tomadas por el Consejo de Administración de las empresas del CFBHD, asegurando su registro oportuno.
• Redactar las actas de asamblea (ordinaria, ordinaria anual y extraordinaria) y las actas de consejos de administración conforme a los criterios establecidos para cada uno de ellos, integrando las novedades normativas aplicables para su posterior aprobación en las asambleas.
• Organizar en los archivos físicos todos los expedientes de consejos y asambleas trabajados, asegurando su clasificación y resguardo adecuado.
• Revisar los documentos de actas de consejos y asambleas, dando seguimiento a las solicitudes de documentación incompleta, para garantizar la integridad de los expedientes.
• Atender y gestionar las solicitudes realizadas sobre las actas de consejos y asambleas que reciba la Vicepresidencia de Directorios, asegurando respuestas oportunas y completas.
• Elaborar y remitir, mediante SISCO, los reportes de vencimiento de los nombres comerciales de Banco BHD a la unidad de Cumplimiento Regulatorio, para facilitar la gestión de renovaciones dentro de los plazos.
• Remitir al regulador los estados financieros auditados aprobados por la asamblea general ordinaria anual dentro de la fecha establecida, en coordinación con las áreas responsables.
• Realizar otras funciones afines o complementarias al puesto, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos de la Vicepresidencia de Directorios

• Estudiante en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Archivística, Bibliotecología y Ciencias de la Información, Gestión Documental y/o Carreras a fines.
• Conocimiento específico: Conocimientos Secretariales a Nivel Técnico .
• Conocimiento Administrativo de oficina.
• Atención y Servicio al Cliente.
• Redacción Inventario Experiencia: 1 año de experiencia en Archivo de instituciones financieras.