Asistente Administrativa

Gestión de Agenda y Coordinación de Reuniones •Administrar y actualizar diariamente la agenda del CEO, coordinando reuniones internas y externas según las prioridades establecidas. • Organizar la logística de las reuniones del CEO, incluyendo la preparación de la sala, los materiales y la documentación necesaria. • Elaborar y dar seguimiento a las minutas y acuerdos de las reuniones en las que participa el CEO. • Comunicar oportunamente a las partes involucradas cualquier cambio o reprogramación en la agenda.

Gestión Documental y de Correspondencia • Redactar, revisar y dar formato a cartas, memorandos, presentaciones e informes solicitados. • Recibir, clasificar y dar seguimiento a la correspondencia y comunicaciones dirigidas a la Gerencia General. • Mantener organizado y actualizado el archivo físico y digital de los documentos de la Gerencia General. • Detectar y reportar inconsistencias o pendientes en la documentación bajo su gestión.

Coordinación de Viajes y Logística • Coordinar itinerarios, reservaciones de vuelos, hoteles y transporte para los viajes de negocios. • Preparar los documentos y materiales necesarios para los viajes (agendas, presentaciones, informes). • Gestionar los gastos de viaje y elaborar los reportes de rendición de cuentas correspondientes. • Verificar la disponibilidad y vigencia de los documentos de viaje del CEO antes de cada desplazamiento. • Coordinar con proveedores externos (hoteles, aerolíneas, servicios de transporte) según sea necesario.

Soporte Administrativo General • Atender y filtrar llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitantes dirigidos a la Gerencia General. • Dar seguimiento a las tareas y compromisos asignados por el Gerente General a otras áreas de la empresa. • Gestionar solicitudes de compras, pagos y requerimientos administrativos. • Apoyar en la preparación de presentaciones para reuniones de Consejo y otras instancias. • Coordinar eventos, actividades protocolares y la atención a visitantes de alto nivel. • Garantizar la confidencialidad de la información y documentación que maneja en el ejercicio de sus funciones.

• Formación: Técnico Superior o Licenciatura en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Comunicación o carrera afín.
• Nivel: Universitario / Técnico Superior Conocimientos Especiales: • Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). • Redacción y ortografía impecable en español; deseable manejo de inglés intermedio-avanzado. • Manejo de agendas electrónicas y herramientas de coordinación (Google Calendar, Outlook Calendar). • Protocolo y etiqueta empresarial. • Coordinación de viajes nacionales e internacionales. • Archivo y gestión
• documental física y digital. • Manejo de información confidencial y discreción profesional. • Habilidades de organización, priorización y gestión del tiempo.
• De 3 a 5 años de experiencia en posiciones de asistencia ejecutiva o administrativa, preferiblemente apoyando a gerencia media o alta dirección.
• Se valorará la experiencia previa asistiendo a presidencia, dirección o gerencia generales en empresas de mediana o gran envergadura